Impresia se apoya en Ross ERP para sus operaciones

  • Infraestructura

  • Hace más de 2 años

  • agosto 15, 2017

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Impresia Ibérica (Circle Printers Group), grupo gráfico de la Península Ibérica, que ofrece un paquete de servicios integrales de comunicación y medios que incluye marketing, preimpresión, impresión offset rotativa y de hojas, soluciones de encuadernación y acabados, para clientes de España, Portugal y Francia, además de otros mercados europeos, lleva más de 15 años trabajando con la solución Ross ERP de Aptean.

A lo largo de este tiempo, la empresa ha personalizado la funcionalidad de su sistema actual para adaptarlo a las necesidades del negocio. Gracias a ello, se ha logrado una elevada personalización del sistema. A pesar de que se trata de una instalación relativamente madura, durante mucho tiempo Impresia la consideró eficiente y adaptada a sus necesidades. Conforme el negocio se fue ampliando, se dieron cuenta de que la funcionalidad de la versión instalada, sumada a la limitada capacidad restante al no usar la versión más reciente, dejó de ser suficiente para satisfacer sus demandas.

El crecimiento en envergadura y ambiciones de Impresia les obligaba a mejorar la eficiencia de sus procesos. Bryan Pakenham, actual director ejecutivo de Impresia Ibérica, que en aquel momento ocupaba el cargo de director financiero, describe la motivación de la empresa: “Usamos la parte financiera del sistema y las funciones de control de crédito, y nos pareció que el sistema ERP era muy sencillo y estable. Lo que nos impulsó a actualizar la versión fueron los servicios y productos. También necesitábamos más eficiencia en nuestros procesos administrativos para ahorrar costos”.

Impresia también concluyó que podrían surgir problemas dado el gran número de personalizaciones realizadas. Por ese motivo, decidieron seleccionar una solución que les permitiese eliminar cualquier factor de riesgo asociado. En los años intermedios, a medida que el software Ross ERP de Aptean evolucionaba, también se produjo una estandarización de los procesos. Así, muchas de las personalizaciones que Impresia había introducido han pasado a ser funciones estándar del sistema. Asimismo, los ajustes de Aptean también se han traducido en mejoras de la eficiencia.

La elección

Una vez tomada la decisión de sustituir su solución ERP existente, Impresia se enfrentaba a un interrogante. Podían actualizar a la versión más reciente del sistema, o cambiarlo por completo y comprar un nuevo sistema a otro proveedor. A pesar de que Impresia analizó otras dos soluciones potenciales durante el proceso de compra, Aptean resultó ser el ganador. En palabras de Bryan Pakenham: “Revisamos otros sistemas, pero Ross era comparable en costes y estaba totalmente integrado con nuestro sistema, lo que nos facilitaría la eventual migración”.

Tras más de quince años de experiencia en el uso de Ross ERP, la empresa y sus empleados ya conocían la fiabilidad, la capacidad de respuesta del software y la facilidad de uso que ofrecía esta solución. Desde el punto de vista práctico, actualizar a la versión más reciente parecía un proceso mucho más rápido: habría menos datos que importar, por lo que se minimizaría el impacto económico de las posibles paradas, la resolución de problemas o la formación del personal. Impresia también creyó que el precio era competitivo y la funcionalidad ampliada del sistema Ross demostró ser una propuesta igualmente atractiva. En último lugar, pero no por ello menos importante, el tercer factor clave fue la excelente relación cliente-proveedor que Impresia y Aptean han mantenido a lo largo de los años.

Aaron Almansa, director de Aptean para las regiones EMEA Sur y LATAM, subraya que no es algo inusual: “Por lo general, nuestros clientes llevan mucho tiempo trabajando con Aptean. Cuando nos conocen, se quedan con nosotros. De hecho, de 15 a 20 años es un recorrido muy común en muchas de nuestras relaciones empresariales. Nuestro compromiso es mantener las soluciones existentes de nuestros clientes para que sus negocios crezcan junto al de Aptean”.

Un proyecto complejo

El principal reto del proyecto de Impresia era completar todos los aspectos de la instalación simultáneamente en un periodo de tiempo muy corto.
Francesc Viana Otero, director de cuenta de Impresia en España, describe las prioridades de Aptean: “La instalación implicaba un enfoque de cambio radical (‘Big Bang’) sin parangón. Proyectamos que la instalación se completase en un plazo de pocas semanas, un periodo que también abarcaría la migración y la formación necesaria del personal”.

Antes de la actualización, la preocupación principal de Bryan Pakenham era: “Comprobar que todas las funciones informáticas funcionen, para poder centrarnos en la información y los procesos”. Prosigue: “El principal reto del enfoque de cambio radical es que todas las fases del proyecto deben ser perfectamente planificadas y ejecutadas. El motor que impulsa este enfoque es el compromiso total de la dirección”.

No se realizó ninguna personalización por plantas. Las ocho empresas del grupo realizaron la migración al mismo tiempo, trabajando en tres de los centros de la empresa. Todo el sistema se unificó en la misma base de datos con un plan contable uniforme. El hecho de que la migración fuese completada para total satisfacción de Impresia, y sin incidentes, es un reconocimiento a la preparación y la profesionalidad del equipo de Aptean Customer Solutions (servicios profesionales) implicado en el proceso.

Funciones esenciales

La solución Ross ERP de Aptean ofrece a Impresia una interfaz mejorada. Gracias a la mayor agilidad, la empresa disfruta de posibilidades más gráficas, puesto que el panel de información permite abrir simultáneamente dos o tres pantallas. De este modo, el personal gana agilidad pasando de una pantalla a otra.

Uno de los factores esenciales que abordó la instalación es la protección de las operaciones de Impresia de la exposición a riesgos tecnológicos. El nuevo sistema minimiza los riesgos de seguridad potenciales como consecuencia directa de la actualización de la funcionalidad. Francesc Viana Otero concluye: “Es el sistema más adecuado para los planes de crecimiento empresarial de Impresia. No esperamos que haya ningún problema. El negocio de Impresia se caracteriza por plazos de entrega muy cortos; trabajan con un alto nivel de detalle técnico y márgenes muy ajustados. El nuevo sistema Ross ERP permitirá que Impresia siga creciendo sobre la base de su merecida reputación en la industria gráfica; que mantenga su eficiencia y competitividad y que aplique funciones que la preparen para cualquiera de las demandas que pueda traer consigo la expansión empresarial”.

Cuando Impresia implementó la migración a la versión más reciente de Ross ERP, pudo aprovechar la experiencia del equipo de Aptean Customer Solutions y su conocimiento del sector para acompañarles durante todo el proceso. Como resultado, el cambio radical de Impresia se completó en dos meses, sin problemas y dentro del presupuesto fijado. Gracias a la solución de inteligencia empresarial integral sobre la que se fundamenta toda su actividad, Impresia puede tomar decisiones con conocimiento de causa y de manera más ágil. A través de la optimización de eficiencias, la empresa puede impulsar respuestas proactivas, planificando la programación de la impresión con precisión.

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